Cambiar es una palabra que suele causar mucho reparo en los distintos niveles de las empresas. Cambiar. Las personas se acostumbran a la rutina y esta es a veces muy difícil de modificar, sobre todo si ha estado dando buenos resultados anteriormente. Es por eso que cuando escuchamos la palabra cambio, el sistema de alerta se activa.

Ante un escenario de cambio suelen haber dos tipos de reacciones en las personas, una que ve peligros o incertidumbre y reaccionan negativamente y hay otras personas que ven oportunidades, y su reacción es positiva. Las dos reacciones son legítimas, y es aquí donde la dirección empresarial entra en juego para resolver el conflicto. En toda situación de conflicto es bueno que haya debate entre lo positivo y lo negativo o diversas opiniones, eso facilita la resolución, es necesario en los equipos de trabajo que haya contraste, ya que hay que tener en cuenta que el exceso de positivismo o negativismo te puede llevar al fracaso. Es en el contraste y el debate donde encontraremos la mejor resolución ante un conflicto. El debate entre las dos posturas u otras ideas suele llevar a tomar mejores decisiones empresariales tanto en el ámbito operativo como el estratégico. Son muchas las ocasiones en las que ni uno ni otro tiene la razón y es en la zona gris donde se puede encontrar la resolución del conflicto.

El cambio es una situación que forma parte de nuestras vidas en varias ocasiones a lo largo de nuestras vidas, ya sea personal o profesional. Las eventualidades ocurren en la vida de todos. Ya sea cambiar de trabajo, cambiar de residencia, cambiar un proceso empresarial o cambiar un software informático, esta situación se da continuamente. Y es importante planearlo bien antes de prepararse para cambiar, un buen plan hará que el cambio finalice en mejora.

Desde un punto de vista práctico, cuando queremos implementar, por ejemplo, un nuevo programa informático en un departamento contable para digitalizar los procesos de facturación, tendremos que diseñar un plan por etapas. En primer lugar, empezaremos por hacer un estudio inicial, que puede llevar varias semanas, haremos un estudio sobre que programas o soluciones están disponibles para implementar en nuestro negocio, ya sea un sistema informático externo o de elaboración interna, esta etapa es muy importante ya que nos permitirá sentar las bases que nos permitirá avanzar en nuestro plan. En esta primera fase tendremos que ver la conectividad y adaptabilidad de las distintas soluciones con nuestro sistema actual y es aconsejable consultar a especialistas informáticos para completar el estudio. Una vez que tengamos un listado con las distintas opciones viables para nuestro negocio, tendremos que hacer números, es decir, en esta segunda etapa realizaremos un presupuesto que incluya los costes de cada opción y comprar estos costes con los costes de funcionamiento actuales, cuando estamos en un ámbito empresarial, no podemos pensar en un cambio que nos vaya a hacernos perder dinero o tiempo, es por tanto imprescindible, hacer cálculos comparativos entre el sistema actual y nuevo, y continuar con la opción que sea más rentable, eficiente y eficaz. Si los números no cuadran, lo mejor es no cambiar hasta que encuentres una opción rentable. En tercer lugar, y en el supuesto que tengamos una opción satisfactoria en la fase anterior, pasaremos a una fase de comunicación interna. El tercer punto de nuestro plan, incluirá comunicar a los distintos equipos de trabajo afectados por el cambio la noticia de que un cambio va a ser implementado, por supuesto, todo tiene que ser con antelación suficiente que permita a los distintos equipos y miembros prepararse para ello. En el caso de que el cambio implique reducción de puestos de trabajo, el equipo de recursos humanos ha de tener una implicación absoluta en el proceso, asegurándose que los empleados afectados por el recorte son trasladados a otras áreas de la empresa o colocados en el mercado laboral de forma correcta. Por último, cuando todos los empleados han sido notificados y los afectados tienen asegurado otros puestos de trabajo, procederemos a la última etapa, la implementación. Esta etapa no es más que la ejecución del plan, modificaciones de los equipos e instalación de los programas informáticos previamente seleccionados. Normalmente, se requiere de soporte técnico especializado, para asegurarnos de que el cambio se produce correctamente.

En definitiva, cambiar, puede llegar a ser un proceso complejo, pero de una duración determinada, y que normalmente suele acabar en la reducción de costes y en la mejora de la vida de las personas, ya que la tecnología suele simplificar los procesos y hacer la vida laboral de las personas menos complicada, lo que lleva a tener empleados más satisfechos y empresas más eficientes que ayuden a la sociedad a avanzar.

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